Projeto atrasado, planilha vazia, cliente cobrando e custo real que ninguém sabe: os seis sinais de que o escritório perdeu o controle

Perguntas frequentes

Dei desconto e a conta do projeto não fechou. Quanto eu deveria cobrar?

As duas perguntas são a mesma, e a resposta começa antes do desconto. Você só sabe quanto cobrar quando sabe quantas horas um projeto parecido consumiu, e quase ninguém sabe, porque ninguém contou. Sem esse número, o desconto vira aposta: você corta dez por cento sem saber se a margem era de quinze ou de três. Com o histórico real de horas, o desconto vira decisão, porque você enxerga o que ele custa antes de dar. A calculadora de hora técnica está aberta no site, de graça e sem cadastro, e a Nurbie mede as horas sozinha para o próximo orçamento deixar de ser chute. O que ela não faz: não guarda o valor da sua hora nem escreve o preço na proposta.

Perco prazo porque ninguém avisa que a etapa parou. Tem jeito?

Tem, e começa por aceitar que ninguém vai avisar. Aviso depende de alguém lembrar, e quem está desenhando não lembra. O que funciona é o contrário: a etapa parada aparecer sozinha numa tela que você abre de manhã. Para isso a etapa precisa ter prazo previsto e responsável, e o sistema precisa comparar com o que aconteceu. Na Nurbie o quadro mostra todas as obras e tem filtro de sem avanço, então em vez de esperar o aviso você filtra e vê quais pararam.

Não sei quanto tempo minha equipe gasta em cada projeto. Como descobrir?

Se a resposta depender de perguntar para a equipe, ela vai ser uma estimativa educada, e nenhuma delas serve para precificar. O tempo que a equipe gasta em cada projeto só vira número confiável quando o registro para de depender de memória. Na Nurbie o aplicativo de desktop reconhece o arquivo aberto no AutoCAD, no Revit e no SketchUp e lança a hora no projeto certo, e o tempo de visita e reunião entra com um clique. No fim do mês o número é o que aconteceu, não o que alguém lembrou.

Existe controle de horas que a equipe não odeia?

Existe, e a diferença está em quem faz o trabalho de registrar. A equipe odeia timesheet porque ele cobra uma tarefa chata no meio da tarefa boa, e ainda dá a sensação de vigilância. Quando a hora entra sozinha, some a tarefa; quando o sistema não grava tela, teclas nem o conteúdo do arquivo, some a sensação. Na Nurbie a medição vem desligada e só a administração liga, cada pessoa vincula as próprias pastas, e o que o sistema detecta chega como sugestão para ela confirmar ou recusar.

Não sei o que falta entregar no projeto. Como sair disso?

Escrevendo uma vez o que precisa estar pronto no fim de cada etapa, e deixando de guardar isso na cabeça. A lista muda de natureza quando ela passa a ter dono, prazo e poder: na Nurbie cada item de checklist tem responsável e data, e o item marcado como obrigatório impede o projeto de mudar de etapa enquanto estiver em aberto. São 15 etapas com 183 itens prontos para começar, e você tira, renomeia e acrescenta o que o seu escritório usa.

Meu projeto atrasou e o cliente descobriu antes de mim. Como evitar?

O problema não é o atraso, é a demora até você saber dele. Isso acontece quando nada no seu processo avisa que uma etapa parou: enquanto ninguém abre a pasta, o projeto parece andando. O primeiro passo não é comprar sistema, é definir de quem é cada etapa e até quando. Depois disso, um sistema ajuda mostrando as etapas com prazo previsto contra o real e o atraso em dias, e destacando a obra que está sem avanço. Na Nurbie isso aparece num quadro com todas as obras, com filtro de sem avanço.

Trabalhei demais e ganhei pouco nesse projeto. Como descobrir onde foi?

Quase sempre a resposta está em horas que ninguém contou. Prejuízo em projeto de preço fechado raramente vem de um erro grande; vem de trinta horas a mais espalhadas em revisão, compatibilização e reunião, que ninguém anotou porque anotar é chato. Enquanto a hora não for medida, o próximo orçamento continua sendo chute com a cara de conta. A Nurbie mede sozinha a partir do arquivo aberto no AutoCAD, no Revit e no SketchUp, e aí o custo real do projeto aparece sem ninguém preencher planilha.

Ninguém preenche a planilha de horas. É problema de disciplina?

Não, e insistir na disciplina é a parte que não funciona. Planilha de hora depende de a pessoa lembrar no momento errado, quando está concentrada desenhando, e por isso ela termina o mês incompleta ou preenchida de memória na sexta. O caminho que funciona é tirar a tarefa da pessoa: ou a hora entra sozinha, ou ela não entra. Na Nurbie o aplicativo reconhece o arquivo aberto e lança o tempo no projeto certo, e o que ele detecta chega como sugestão para você confirmar.

Esqueci de entregar uma etapa e só vi na cobrança. O que falta no meu processo?

Falta a lista deixar de ser lembrança. Enquanto o que precisa ser entregue em cada etapa vive na cabeça de quem coordena, esquecer é questão de tempo, e o esquecimento aparece na pior hora, que é na reunião com o cliente. Checklist por etapa resolve quando ele tem poder: na Nurbie um item marcado como obrigatório impede o projeto de mudar de etapa enquanto estiver em aberto.

O cliente pergunta da obra toda semana. Dá para ele ver sozinho?

Dá, e isso costuma devolver mais tempo do que qualquer outra mudança. A pergunta se repete porque o cliente não tem onde olhar, então o único canal é você. Um link de leitura, sem senha e sem conta, com as etapas e o diário da obra com foto, troca a pergunta semanal por uma visita à página. Na Nurbie esse link tem prazo de validade, pode ser revogado, registra quantas vezes foi aberto, e não mostra custo, margem nem prazo.

Meu escritório está desorganizado. Por onde eu começo?

Pelo que dá para medir, e não pelo que incomoda mais. Desorganização quase sempre é sintoma de três ausências: ninguém sabe em que etapa cada projeto está, ninguém sabe quantas horas cada um consumiu, e o cliente só descobre as coisas por você. Escolha uma e resolva antes das outras, porque as três juntas viram projeto de meses e ninguém termina. Sendo honesto sobre o limite: software nenhum organiza escritório sozinho, ele só torna visível o que já está acontecendo.

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