Comparativos · Atualizado em 30/09/2026 · 6 min
Trello, Notion, Asana, Monday, Excel ou planilha para arquitetura: quando cada um serve e quando sair para um sistema
Trello, Notion, Asana, monday.com e planilha de Excel no escritório de arquitetura, interiores e engenharia: o que cada um faz bem, o que nenhum deles faz e os três sinais de que chegou a hora de sair e substituir por um sistema de nicho, e qual alternativa escolher.
Resposta direta: se o seu escritório de arquitetura, de interiores ou de engenharia roda hoje em Trello, Notion, Asana, monday.com ou planilha, você tem uma ferramenta boa e genérica, que organiza tarefa de qualquer time. O que ela não tem, por projeto e por natureza, é conhecimento do seu ofício: as etapas do projeto de arquitetura, o checklist de cada etapa, a hora medida sozinha a partir do arquivo aberto no AutoCAD, no Revit e no SketchUp, e o diário de obra que o cliente acompanha por link. A Nurbie é o sistema de nicho que faz isso, a partir de R$ 79 por mês no plano Autônomo, com 14 dias grátis e sem cartão.
Aviso de transparência: esta comparação é publicada pela Nurbie, então somos parte interessada. O que está escrito aqui sobre cada ferramenta saiu da página pública dela, consultada em 30 de setembro de 2026, e não de opinião nossa sobre o produto.
O que cada uma diz que é
O Trello se descreve como ferramenta de colaboração que organiza os seus projetos em quadros, mostrando num olhar o que está sendo feito e por quem. O Notion se apresenta como o espaço de trabalho com IA que funciona do seu jeito, com documentos, base de conhecimento, busca e agentes que automatizam tarefas repetitivas. A Asana se descreve como software de gestão do trabalho para equipes e agentes de IA, para planejar e executar fluxos críticos. A monday.com se apresenta como plataforma de trabalho com IA, uma plataforma para qualquer caso de uso, de PMO e marketing a TI, RH e vendas. A planilha de Excel não se descreve, mas todo mundo sabe o que ela é: o lugar onde a hora deveria ser anotada, e quase nunca é.
Onde a ferramenta genérica ganha
Em três coisas, e vale reconhecer: preço de entrada, porque quase todas têm plano gratuito; flexibilidade, porque você molda do seu jeito sem pedir nada a ninguém; e alcance, porque servem ao escritório inteiro, não só aos projetos. Se o seu time já domina a ferramenta e você toca poucos projetos por vez, trocar provavelmente não se paga hoje.
O que nenhuma delas faz
A hora entrar sozinha. Esse é o ponto que separa as duas categorias: em quadro do Trello, página do Notion ou planilha de Excel, alguém precisa lembrar de apontar, e por isso o mês sempre termina incompleto ou preenchido de memória na sexta-feira. Junto disso faltam as etapas do projeto já prontas, com o checklist de cada uma, o prazo previsto contra o real com atraso em dias, o financeiro ligado ao projeto e o diário de obra com foto e link de leitura para o cliente, que abre sem senha e não mostra custo nem margem. Dá para montar parte disso à mão numa ferramenta flexível, e aí o custo deixa de ser a mensalidade e passa a ser o seu tempo montando e mantendo.
Os três sinais de que chegou a hora de sair do Trello, do Notion ou do Excel
Primeiro: você não consegue dizer quantas horas o último projeto entregue consumiu, e por isso precifica o próximo no chute. Segundo: dois projetos atrasaram e ninguém percebeu até o cliente cobrar, porque nada avisa que uma etapa parou. Terceiro: a obra volta toda semana pelo WhatsApp, em foto solta, porque o cliente não tem onde olhar sozinho. Se os três acontecem no seu escritório, o problema deixou de ser organização de tarefa e virou falta de medição, e aí nenhuma configuração de quadro resolve.
O que a Nurbie não faz
Para você saber antes de trocar: a Nurbie não é ferramenta genérica e não tenta ser. Não organiza o marketing, o RH nem o suporte do escritório, não substitui o Google Drive nem o OneDrive, não faz orçamento de obra por composições, não faz medição para faturar e não emite nota fiscal. Ela faz projeto e obra de quem vende projeto, e diz isso antes de você assinar.
Perguntas frequentes
- Dá para continuar a usar planilha em vez de pagar um sistema?
- Dá, e por um tempo essa é a escolha certa. Se você toca dois projetos por vez e sabe de cabeça onde cada um está, pagar mensalidade para organizar o que já está organizado é desperdício. O que muda a conta não é o tamanho do escritório, é o custo escondido da planilha: ela não cobra mensalidade, cobra em hora que ninguém contou. Um projeto mal precificado, daqueles em que você descobre no fim que gastou trinta horas a mais, custa mais que um ano de qualquer sistema desta comparação. Enquanto isso não acontecer com você, fique na planilha sem culpa.
- Como sair do Trello, do Notion ou do Excel sem perder o histórico?
- Saindo por projeto, e não de uma vez. O caminho que costuma funcionar: escolha um projeto que está começando, ligue as pastas dele na Nurbie para a hora passar a ser medida sozinha, e deixe os projetos antigos terminarem onde estão. O histórico velho continua lá, inteiro, e em um mês você já tem o primeiro número de horas reais para comparar com o que você cobrou. São 14 dias grátis e sem cartão, então dá para fazer esse teste antes de decidir qualquer coisa.
- O Trello serve para escritório de arquitetura?
- Serve para organizar tarefas, e muita gente começa bem assim. O limite aparece quando o quadro precisa saber o que é um projeto de arquitetura: ele não traz as etapas do briefing ao executivo, não sabe que o estudo preliminar tem checklist próprio, e principalmente não mede a hora que você passou no AutoCAD. Cartão parado continua parado até alguém mexer, e no fim do projeto você continua sem saber quantas horas ele custou.
- O Notion serve para escritório de arquitetura?
- O Notion se apresenta como espaço de trabalho com IA, com documentos, base de conhecimento e automação, e é ótimo nisso: se o seu problema é organizar informação e processo, ele resolve. O que ele não faz é medir sozinho a hora do projeto a partir do arquivo aberto, nem trazer as 15 etapas prontas com checklist, nem ter diário de obra com link de leitura para o cliente. Você pode construir uma parte disso à mão, e aí o custo vira o seu tempo montando e mantendo.
- Dá para substituir a planilha de horas do Excel?
- É exatamente o que a Nurbie faz de diferente. A planilha de Excel depende de alguém lembrar de preencher, e por isso ela sempre termina o mês incompleta ou preenchida de memória na sexta-feira. Na Nurbie o aplicativo de desktop compara o nome do arquivo aberto no AutoCAD, no Revit e no SketchUp com os arquivos de cada projeto e lança o tempo no projeto certo, pausando sozinho quando você para. Ninguém preenche nada, e o número que sai no fim do mês é o que aconteceu, não o que alguém lembrou.
- Asana ou Monday para escritório de arquitetura?
- As duas se descrevem como plataformas de trabalho para qualquer equipe: a Asana fala em gestão de projetos e fluxos de trabalho, e a monday.com em uma plataforma para qualquer caso de uso, de marketing a RH. Essa amplitude é a força delas e também o limite aqui: nenhuma sabe o que é compatibilização, hora técnica ou diário de obra, e a configuração que aproxima disso é trabalho seu. Se o escritório inteiro, e não só os projetos, precisa de um sistema, elas fazem sentido.
- Quando ainda vale ficar com a ferramenta genérica?
- Quando o time já domina a ferramenta, o custo importa mais que a medição e você toca poucos projetos por vez, trocar não se paga, e dizer o contrário seria propaganda. Sendo justo: em preço de entrada e em flexibilidade, ferramenta genérica ganha da Nurbie. Os três sinais de que a conta virou são: você não sabe dizer quantas horas o último projeto consumiu, dois projetos atrasaram sem ninguém perceber, e o cliente pergunta da obra pelo WhatsApp toda semana.
O que é a Nurbie
A Nurbie é o software de gestão para escritórios de arquitetura, design de interiores e engenharia, e para quem acompanha obra. Não é um sistema só de um nicho: você monta o fluxo do seu escritório.
- Timer automático de horas: o app para Windows conta sozinho o tempo no AutoCAD, Revit e SketchUp e lança no projeto certo, sem apertar play.
- Horas previstas x consumidas por etapa e por pessoa, e prazos das etapas com aviso de atraso.
- Checklists e etapas adaptáveis ao fluxo de qualquer escritório: cole o texto ou envie um PDF e a IA organiza em etapas e itens.
- Agente de IA John no painel e no WhatsApp: consulta e registra no CRM, na agenda e nas tarefas, e agenda lembretes e acompanhamentos automáticos.
- Obras com diário de obra, custos, cotação de fornecedores e link de acompanhamento para o cliente.
- Plano Autônomo a partir de R$ 79 por mês, com 14 dias grátis e sem cartão.