Trello para arquitetura: quando o Trello basta no escritório e quando é hora de sair dele

Esta página responde uma pergunta específica: dá para tocar um escritório de arquitetura no Trello? Dá, por um tempo, e o Trello é bom exatamente no que ele promete ser. O ponto onde ele para é o mesmo para todo escritório, e não é a organização.

Aviso de transparência: quem publica este texto é a Nurbie, que vende um sistema de gestão para arquitetura, e portanto é parte interessada. Por isso o Trello está descrito como ele próprio se apresenta, e o que se perde na troca está escrito.

No que o Trello é bom dentro de um escritório de arquitetura

O Trello se apresenta como ferramenta de colaboração que organiza os seus projetos em quadros, mostrando num olhar o que está sendo feito e por quem. Numa rotina de escritório isso cobre bem o acompanhamento visual: cada projeto um quadro, cada etapa uma coluna, cada entrega um cartão. A equipe aprende em uma tarde, sem treinamento, e para poucos projetos ao mesmo tempo é difícil justificar pagar mais que isso.

Onde ele para, e por que não é defeito dele

O quadro é genérico, e por isso não sabe o que é uma hora de projeto de arquitetura. A hora depende de alguém lembrar de apontar, no pior momento, que é quando a pessoa está desenhando, então o mês termina incompleto. Junto disso vêm duas ausências: o cliente não tem onde olhar sem ver o que é interno, e mover cartão é livre, então nada segura a mudança de etapa quando falta entrega. Em quadro, pendência fechada e pendência esquecida têm a mesma aparência.

Os sinais de que o Trello deixou de servir

São três e aparecem antes de alguém falar em software. Descobrir no fim de um projeto que ele consumiu muito mais hora do que você imaginava, sem saber dizer onde. Alguém da equipe entregar diferente do combinado, porque a definição de pronto daquela etapa morava na sua cabeça. E o cliente perguntar o andamento toda semana, porque o único canal dele é você. Enquanto nenhum dos três acontecer, fique no Trello sem culpa.

O que muda num sistema de nicho, e o que você perde

Na Nurbie a hora entra a partir do arquivo aberto no AutoCAD, no Revit e no SketchUp, e o que o sistema detecta chega como sugestão para a pessoa confirmar. As etapas já vêm escritas, 15 fases com 183 itens de checklist, e o item marcado como obrigatório impede o projeto de mudar de etapa em aberto, que é justamente o que um quadro não faz. O cliente recebe um link de leitura, sem senha, com prazo e revogável, que não mostra custo, margem nem prazo. O que se perde na troca é real: a liberdade do quadro em branco. No Trello você molda tudo; aqui etapas, campos e papéis já vêm decididos, e você ajusta dentro disso.