Como cobrar cliente que não paga: quando a parcela do projeto de arquitetura atrasa

Quase todo escritório pequeno já passou por isso: a parcela venceu, o cliente não pagou, e o projeto continuou andando. Não por generosidade, e porque parar parece pior. Você está no meio de uma etapa, tem uma relação para preservar, talvez uma indicação em jogo, e a conversa sobre dinheiro é a mais desconfortável do ofício. Então o prazo escorrega, a segunda parcela vence junto com a primeira, e quando a conversa finalmente acontece ela acontece do pior jeito possível, com você irritado e sem documento na mão.

Aviso de transparência: quem publica este texto é a Nurbie, que vende um sistema de gestão. A maior parte do que está aqui não depende de comprar nada, e onde o nosso produto entra está escrito com o limite dele, inclusive o que ele não faz.

Cobrança começa no contrato, não no vencimento

A diferença entre o escritório que recebe e o que fica cobrando quase nunca está na firmeza de quem cobra. Está no que foi escrito antes. Parcela amarrada à data do calendário não tem argumento nenhum: o dia 10 chegou e nada aconteceu de concreto para o cliente. Parcela amarrada à entrega tem, porque existe algo sendo recebido naquele momento, e a cobrança deixa de ser um pedido e passa a ser o outro lado de uma troca. Vale escrever também o que acontece se o pagamento atrasar, e saber desde o começo quem assina e quem paga, porque num casal ou numa empresa raramente é a mesma pessoa, e cobrar a pessoa errada queima a sua única conversa.

O que precisa estar registrado antes de você cobrar

Três coisas, e a falta delas é o que transforma cobrança em discussão. A primeira é o que foi entregue e em que data, item por item, não em descrição geral. A segunda é o que o cliente aprovou e quando, porque pedido de alteração depois de aprovação é escopo novo, e escopo novo é dinheiro novo. A terceira é quantas horas o projeto já consumiu, que é o número que sustenta qualquer conversa sobre reajuste ou trabalho extra. Com essas três escritas, a cobrança fica curta. Sem elas, ela vira duas semanas de mensagem.

A ordem da conversa, depois que venceu

Lembrete antes de vencer, porque boa parte do atraso é esquecimento e não má fé, e o lembrete evita a conversa inteira. Depois de vencer, telefone, não mensagem: mensagem é fácil de deixar sem resposta, e cada dia de silêncio aumenta o valor em aberto. Se não resolver, cobrança formal por escrito, com o que está devido e desde quando. A única alavanca real que existe depois disso é suspender a entrega, e ela só funciona se o contrato previu, o que é exatamente por que a cláusula importa. O que vem depois varia com o que foi assinado e é assunto para um advogado, não para um texto de blog nem para um software.

Onde o sistema entra, e onde ele não entra

Na Nurbie, o valor do projeto pode ser dividido em parcelas, de uma a cento e vinte, com os centavos fechando o total exato e as datas respeitando o fim do mês, de modo que quem combinou dia 31 não escorrega em fevereiro. O que cada projeto tem a receber aparece na tela de financeiro, ao lado do que há a pagar e do previsto do mês. Pagamento parcial é aceito, e o saldo continua em aberto em vez de virar baixa. O que já passou do vencimento é somado e sai na exportação do financeiro. Agora o limite, sem rodeio: a Nurbie não emite boleto, não gera PIX, não emite nota fiscal e não manda cobrança para o seu cliente no lugar do seu escritório. Ela organiza o seu lado da mesa. A conversa continua sendo sua, com número em vez de impressão.