Como migrar do Excel e importar os dados de clientes para um sistema de gestão sem parar o escritório, e quanto tempo a equipe leva para aprender

A conversa sobre implantação costuma começar errada, perguntando quantos dias leva. A pergunta melhor é outra: o que precisa estar decidido antes de alguém abrir o sistema? Porque a parte técnica de implantar um sistema de gestão de escritório é curta, e a parte que trava não é técnica.

Aviso de transparência: quem publica este texto é a Nurbie, que vende um sistema de gestão. O roteiro abaixo vale para qualquer sistema que você escolher, e onde o nosso produto entra está dito com o limite dele.

O que trava uma implantação, e quase nunca é o software

Três coisas, e todas são decisões do escritório. A primeira é não ter escrito quais são as suas etapas de projeto, as de verdade, não as do livro. A segunda é não ter definido quem responde por cada etapa de cada projeto, mesmo que seja você em todas. A terceira é tentar migrar tudo de uma vez, incluindo projeto que já acabou. Sem as duas primeiras, qualquer sistema vira uma planilha mais cara. Com a terceira, a equipe passa duas semanas digitando em vez de trabalhando, e a adoção morre antes de começar.

Como migrar do Excel sem perder o que importa

Migre só o que ainda vai ser usado. Clientes, projetos em andamento, etapa atual e o que falta entregar em cada um. Projeto encerrado continua na planilha como arquivo morto, porque migrar histórico fechado é esforço que não volta em nada. A planilha que você já tem vira o ponto de partida: clientes, lançamentos financeiros e itens de checklist entram por arquivo CSV, que é o que o Excel e o Google Planilhas salvam. Prepare as colunas antes, com nome, telefone e e-mail separados, e importe um pedaço pequeno para conferir antes de subir tudo.

Treinamento: separe quem configura de quem usa

Nenhum sistema dispensa aprendizado, e quem promete isso está vendendo. O que dá para fazer é encolher a parte que a equipe precisa aprender. Se quem desenha tem que entender permissão, fluxo e relatório para marcar uma tarefa, o treinamento vira obrigatório e a adoção morre. Na Nurbie, configurar etapas, papéis e permissões é trabalho de quem coordena, e se faz uma vez; o que chega para a equipe é marcar item, registrar o dia e deixar a hora ser medida. A medição é o melhor exemplo do princípio: ela não precisa de treinamento porque não precisa de ação.

Um roteiro de primeira semana que termina

Dia um: escolha um projeto em andamento, só um. Cadastre o cliente e o projeto, e ajuste as etapas dele a partir das 15 que já vêm prontas, com 183 itens de checklist para tirar e renomear. Dia dois: ponha responsável e prazo no que falta entregar, e instale o aplicativo de computador, para a hora começar a entrar sozinha a partir do arquivo aberto. Dia três: mande o link de leitura para o cliente desse projeto e veja o que ele vê. Segunda semana: traga o financeiro e as outras pessoas da equipe, cada uma com o seu papel e permissão. São 14 dias de teste grátis sem cartão, e esse roteiro cabe neles com folga. Quem faz assim termina; quem começa pelo escritório inteiro costuma parar no meio.